organizing skills संगठन कौशल संरचना और व्यवस्था बनाने, productivity बढ़ाने और उन कार्यों को प्राथमिकता देने से संबंधित हैं जिन्हें तुरंत पूरा किया जाना चाहिए, और जिन्हें स्थगित किया जा सकता है, किसी अन्य व्यक्ति को सौंप दिया जा सकता है, या पूरी तरह समाप्त कर दिया जा सकता है।
कार्यस्थल में आयोजन कौशल (organizing skills) विकसित करना अनावश्यक अप्रभावीता (ineffectiveness) को समाप्त करता है और व्यक्तियों को आवश्यक कार्य कार्यों को कुशलतापूर्वक करने में सक्षम बनाता है। ये कौशल उन कार्यकर्ताओं (employee) के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं जो अपने कार्यस्थल पर नियमित रूप से एक से अधिक कार्य करते हैं।
उदाहरण के लिए, जो लोग अलग-अलग समय-सीमा और महत्व के स्तरों के साथ अलग-अलग कार्य करते हैं, उन्हें अपनी कार्य परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करना चाहिए।
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Classification of organizing skills आयोजन कौशल का वर्गीकरण
Internal Organization Skills– आयोजन कौशल केवल काम को सही ढंग से manage करना नहीं हैं। जबकि काम करने के लिए एक स्पष्ट स्थान बनाए रखना महत्वपूर्ण है, साफ-सफाई कई प्रमुख आयोजन कौशलों में से एक है। उत्कृष्ट आयोजन कौशल (organizing skills) वाले कर्मचारी भी व्यवस्थित योजना और समयबद्धन (deadline) के साथ खुद को शांत और तैयार रखने में सक्षम होते हैं।
External Organization Skills– कार्य परियोजनाएं(projects) आम तौर पर एक कठोर समयरेखा के आसपास केंद्रित होती हैं, और काम को छोटी परियोजनाओं और लक्ष्यों (goals) में व्यवस्थित करना उन्हें पूरा करने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है।नियोक्ता उन Employee की तलाश करते हैं जो स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखते हुए समय सीमा के साथ ट्रैक पर रहने के लिए इन छोटे कार्यों को स्वयं और अन्य कर्मचारियों को शेड्यूल और सौंप सकते हैं।
How to improve organizing skills आयोजन कौशल कैसे इम्प्रूव करे
Time management – समय प्रबंधन एक अत्यंत महत्वपूर्ण आयोजन कौशल है। अपने कार्यों को समय पर ढंग से करने, समय-सारिणी करने और समय सीमा पर टिके रहने की क्षमता मजबूत आयोजन कौशल का प्रतीक है। यदि आप अपने आप को और अपनी टीम को अनुशासित रख सकते हैं, तो आपके आयोजन कौशल से आपको हर तरह से लाभ होगा।
Work-life balance- रात की अच्छी नींद और तरोताजा दिमाग से काम की दक्षता शुरू होती है। अपनी मानसिक और शारीरिक स्वच्छता को व्यवस्थित करें ताकि काम के लिए जगह हो| एक सही टाइम टेबल का पालन करने वाले व्यक्ति को ज्यादा आराम करने का समय मिलता है वे अपना सारा जरुरी काम समय के अंदर समाप्त करके सही से आराम करता है ताकि वो अपना अगला काम को अपनी पूरी क्षमता से कर सके
Mental organizing skills– मानसिक आयोजन कौशल आपको स्थितियों पर शोध और विश्लेषण करने, दस्तावेज तैयार करने, या दूसरों के बीच रणनीतिक रूप से सोचने की अनुमति देता है। अपने विश्लेषणात्मक कौशल की मदद से आप समस्याओं को हल करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण अपना सकते हैं।Analyzing , Assessment and evaluation , Attention Conceptual thinking , Creative and Critical thinking , Decision-making , Identifying problems , Research और Strategic thinking मानसिक आयोजन कौशल के प्रकार है.
Physical organization skills शारीरिक आयोजन कौशल – अपने कार्यस्थल को सुव्यवस्थित रखने में सक्षम होना भी महत्वपूर्ण है।शारीरिक आयोजन कौशल में न केवल एक साफ-सुथरी डेस्क शामिल है, बल्कि कमरों, फर्शों और पूरी इमारतों का ले आउट भी शामिल है, और यह एक साफ-सुथरी उपस्थिति बनाए रखने से परे है।
एक खराब संगठित स्थान से शारीरिक परेशानी, समय की बर्बादी, खोई हुई वस्तुएं और यहां तक कि खोए हुए लोग भी होते हैं। लोग जिस स्थान पर काम करते हैं, उसका इस बात से बहुत संबंध होता है कि वे कितनी अच्छी तरह काम करते हैं। किसी को इन स्थानों को डिजाइन करना होगा, और फिर बाकी सभी को व्यवस्था बनाए रखनी होगी।Documentation , Effectiveness , Accuracy , Handling , Details Identifying , Problems Identifying , Resources Managing , Appointments , Prioritization और Productivity यह सब शारीरिक आयोजन कौशल के प्रकार है|
Prioritizing प्राथमिकता
अपने कार्यों को प्राथमिकता देने में सक्षम होना आपकी आवश्यक सूचियों पर आइटमों की जाँच करने से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। यदि आप आगे की बाधाओं की पहचान कर सकते हैं, बड़ी परियोजनाओं को छोटी चीजों में तोड़ सकते हैं और परिणाम पर उनके प्रभाव का आकलन कर सकते हैं, तो आप अपने परियोजना प्रबंधन कौशल का निर्माण कर रहे हैं और जब कुछ योजना के अनुसार नहीं होता है तो आप यह समझ जाए की आप मजबूत समस्या-समाधान कौशल विकसित कर रहे हैं।
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अव्यवस्थित(unorganized) और व्यस्त संचार आपकी productivity को नुकसान पंहुचा सकता है । यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका संदेश समझा गया है, आपको स्पष्ट तरीके से बोलना और लिखना होगा । इसका मतलब है कि कार्यस्थल में सफलता प्राप्त करने के लिए आपके संचार कौशल (communication skills) और सक्रिय सुनने के कौशल (listening skills) बहुत अच्छे होने चाहिए।
Teamwork
लोगों के समूह में काम को व्यवस्थित करना उतना ही आवश्यक है जितना पहली बार में टीम बनाने के लिए सही लोगों का चयन करना। यदि आपका आयोजन कौशल बहुत अच्छा होगा तो आप अपने नेतृत्व कौशल (leadership skills) को बढ़ाते हुए असाधारण प्रतिभाओं की एक टीम को एक साथ रखने और सहक्रियात्मक परिणाम प्राप्त करने में सक्षम होंगे।
Delegation skills प्रतिनिधिमंडल कौशल
आपके प्रतिनिधिमंडल कौशल (delegation skills) आपके टीम वर्क कौशल से संबंधित हैं। सुव्यवस्थित व्यक्ति जानते हैं कि वे स्वयं क्या कर सकते हैं, और सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए उन्हें टीम के अन्य सदस्यों को क्या सौंपने की आवश्यकता है। यह दर्शाता है कि आपका पारस्परिक कौशल (interpersonal skills) में मजबूत पकड़ है ।
Planning Ability
योजना बनाने की क्षमता यकीनन किसी भी व्यक्ति का सबसे महत्वपूर्ण गुण है जो मजबूत आयोजन कौशल होने का दावा करता है।हर छोटे बड़े कामो को करने के लिए सही ढंग से योजना बना के करने से काम बहुत आसान होजाता है और हमें यह संकेत देता है की किसी काम को करने में कितना समय लगेगा जिससे की आगे का काम को अच्छे से प्राथमिकता दे सके.
Advantages of Organizing Skills आयोजन कौशल के लाभ
Build trust at workplace कार्यस्थल पर विश्वास बनाता है
व्यवहार को व्यवस्थित करने के लाभ आपके सभी व्यवसाय-व्यवहारों में अपना स्थान बना लेंगे। कौशल का आयोजन कार्यस्थल में विश्वास और व्यावसायिकता की भावना स्थापित करता है। एक सुव्यवस्थित प्रबंधक विश्वसनीयता और नियंत्रण की छवि पेश करता है। इससे उसे ग्राहकों और सहयोगियों का विश्वास अधिक आसानी से जीतने में मदद मिलती है।
Relives from unnecessary stress अनावश्यक तनाव से मुक्ति मिलती है
अच्छा संगठनात्मक कौशल तनाव को कम करने में भी मदद कर सकता है। एक सुव्यवस्थित कार्यालय एक अव्यवस्थित या अव्यवस्थित कार्यालय के विपरीत अधिक आराम से काम करने का वातावरण बनाता है, जहाँ आप लगातार वस्तुओं की खोज कर रहे हैं या कागजों के ढेर के आसपास से हट रहे हैं।
Enables you to manage the things better आपको चीजों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है
अन्य लोगों को प्रबंधित करने में सक्षम होने के लिए, आपको पता होना चाहिए कि प्राथमिकताओं को कैसे निर्धारित किया जाए और प्रत्येक व्यक्ति के कौशल और क्षमताओं के अनुसार उन्हें आवंटित किया जाए। एक अच्छी तरह से संगठित प्रबंधक संगठन में विश्वास और नियंत्रण के साथ सभी श्रमिकों के लिए एक productive वातावरण का निर्माण करते हुए इसे आसानी से कर सकता है।
Increase efficiency
Efficiency और increases productivity आयोजन कौशल का सबसे बड़ा लाभ है।एक organized व्यक्ति गलतियों को सुधारने, जानकारी खोजने और किसी भी अव्यवस्था को ठीक करने में कम समय व्यतीत करेगा, अधिक समय की बचत का अर्थ है productive चीजों को करने में अधिक समय।
Time management पर सकारात्मक प्रभाव के अलावा,आयोजन कौशल( Organizing Skills ) कर्मचारियों के लिए किसी भी जानकारी को एक दूसरे के साथ साझा करना अधिक सुविधाजनक बना देगा, इस प्रकार एक टीम के रूप में बेहतर काम करेगा।