Delegation Skills क्या है और कैसे इम्प्रूव करे ?

किसी व्यक्ति के द्वारा अपने अधीनस्थ व्यक्ति को विशिष्ट सत्ता और विशेष अधिकार प्रदान करना Delegation  कहलाता है।  यह प्रबन्धन के मूल कॉन्सेप्ट्स  में से एक है। यहां पर ध्यान देने योग्य बात यह है कि कार्य के परिणाम के लिए वही व्यक्ति जिम्मेदार होता है जो व्यक्ति अपने अधिकार अपने अधीनस्थ व्यक्ति को देता है। Delegation Skills( प्रत्यायोजन) के फलस्वरूप अधीनस्थ व्यक्ति को निर्णय लेने में आसानी होती है दूसरी तरफ अधिकार देने वाले व्यक्ति का कुछ भार कम हो जाता है अर्थात Delegation skills  प्रशासनिक संगठन और प्रबंधको में अलग-अलग स्तरों पर शक्तियों एवं उतर दायित्वों को देने की एक प्रक्रिया है।

एक अच्छे प्रशासनिक या  प्रबंधक को यह पता होना चाहिए कि किसी व्यक्ति या टीम से किसी कार्य को कैसे पूरा करवाया जाए एक अच्छे प्रशासनिक या  प्रबंधक को यह भी  पता होना चाहिए कि कैसे अपने अधीनस्थ व्यक्ति या टीम  को कैसे निर्देश देना है जिससे वह कार्य को करने में अपने आप को सशक्त महसूस करें । 

Delegation का मतलब पूरी जिम्मेदारी का हस्तांतरण करना  जरूरी नहीं है। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक एक अधीनस्थ को एक प्रशासनिक सहायक को नियुक्त करने के लिए कह सकता है, लेकिन प्रबंधक अभी भी कार्य को पूरा करने और मार्गदर्शन प्रदान करने के लिए अधीनस्थ द्वारा किए गए कार्यों की समीक्षा करेगा।

Delegation Skills को कैसे इम्प्रूव करे ?

जब भी कोई  प्रशासनिक या प्रबंधक किसी एंप्लोई  से कार्य लेता है या एंप्लोई को Hire  या promote  करता है तो निम्नलिखित delegation skills  है  जो होनी चाहिए। 

Communication

प्रतिनिधियों को कार्य  सौंपते समय प्रबंधकों  या प्रशासक को अपने कर्मचारियों के साथ स्पष्ट रूप से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए। उन्हें यह बताना होगा कि किसी कर्मचारी को कार्य क्यों सौंपा गया है, कार्य क्या है और अपेक्षाएं क्या हैं। इन सबके लिए स्पष्ट, प्रभावी मौखिक और written communication skills की आवश्यकता होती है।

Listening भी एक महत्वपूर्ण communication skills है जिसका उपयोग प्रतिनिधितव करते समय किया जाता है। आपको अपने कर्मचारी के किसी भी प्रश्न या चिंताओं को सुनने की जरूरत है,

Time Management 

भले ही कोई और कार्य कर रहा हो, फिर भी आपको समय प्रबंधन में प्रभावी होने की आवश्यकता है। आपको कर्मचारी को स्पष्ट  clear deadlines और  checkpoints देनी होंगी और उस कर्मचारी को जवाबदेह ठहराना होगा। इसके लिए आवश्यक है कि आप पहले से ही योजना बना लें कि किसे सौंपना है। इन सबके लिए संगठन और Time management की आवश्यकता है।

Giving Feedback

Delegating  का अर्थ है किसी और को अपना कार्य देना लेकिन इसका अर्थ यह नहीं है कि आप जिम्मेदार नहीं हैं लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आपको विशेष रूप से कार्य के अंत में उस कार्य की जांच करनी चाहिए और अपने कर्मचारी को यह प्रतिक्रिया देनी चाहिए कि उसने क्या काम अच्छा किया है और किस काम में कमी रह गई है । इससे कर्मचारी को अगली बार कार्यों को और भी बेहतर ढंग से करने में मदद मिलेगी।

Training

Delegating  करते समय आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके कर्मचारी या सहकर्मी के पास कार्य करने के लिए आवश्यक कौशल और क्षमताएं हैं। कार्य सौंपने से पहले कुछ प्रशिक्षण (Training) की आवश्यकता हो सकती है। एक अच्छा प्रबंधक जानता है कि किसी नए कार्य या कौशल में अपने कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से कैसे प्रशिक्षित किया जाए।

Delegating (प्रत्यायोजित) करने से पहले, प्रबंधकों को यह निर्धारित करने के लिए कार्यों का आकलन करने की आवश्यकता होती है 

Trust

अक्सर, प्रबंधक प्रतिनिधि नहीं देते हैं क्योंकि वे अपने कर्मचारियों पर भरोसा नहीं करते हैं कि वे उतना अच्छा काम करेंगे जितना वे करेंगे। एक अच्छा प्रबंधक अपने कर्मचारियों के कौशल पर भरोसा करता हैक्योंकि विश्वास करना भी किसी कार्य को सफल बनाने में  महत्वपूर्ण factor  साबित हो सकता है।