Email writing skills आज के दिन और उम्र में एक लंबा रास्ता तय करती है। ईमेल लेखन से हमें अपनी सभी समस्याओं को लिखने में मदद मिलती है और संबंधित व्यक्ति को संदेह पहुंचाने में मदद करती है और जिसका हमे जल्द से जल्द जवाब मिलता है। आज हम सीखेंगे कि एक प्रभावी ईमेल कैसे लिखा जाता है।
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What is Email। ईमेल क्या होती है ?
ईमेल का मतलब होता है इलेक्ट्रॉनिक मेल। इंटरनेट के माध्यम से, हम कुछ ही मिनटों में जानकारी दे सकते हैं । आज की दुनिया में, ईमेल संचार का सबसे सामान्य रूप है। ईमेल लेखन हमें तुरंत समाधान पाने में मदद करता है। ईमेल लेखन में इलेक्ट्रॉनिक संचार प्रणाली पर संदेश लिखना, भेजना, संग्रह करना और प्राप्त करना शामिल है। ईमेल लेखन संचार के अन्य रूपों पर पसंद किया जाता है क्योंकि यह सस्ता और तेज है।
Types of Emails । ईमेल के प्रकार
ई-मेल तीन प्रकार की होती है
- Semi-Formal email
- Formal email
- Informal email
- Semi-Formal Email(अर्द्ध औपचारिक ईमेल):-किसी classmates या teammates के लिए किसी project के भीतर लिखा गया ईमेल इस श्रेणी में आता है। उपयोग की जाने वाली भाषा सरल, मित्रवत और आकर्षण वाली होती है। शील और मर्यादा को बनाए रखना होता है ।
2. Formal Email(औपचारिक ईमेल):-मान लीजिए कि हम किसी भी प्रकार के business communication के लिए एक ईमेल लिख रहे हैं या रचना कर रहे हैं। यह Formal Email की श्रेणी में आएगा। औपचारिक ईमेल लेखन कंपनियों, सरकारी विभागों, स्कूल प्राधिकरणों या किसी अन्य अधिकारियों को लिखा गया ईमेल होगा।
3. Informal Email(अनौपचारिक ईमेल):–किसी भी रिश्तेदार, परिवार या दोस्तों को एक अनौपचारिक ईमेल लिखा जाता है। Informal Email लेखन के लिए कोई विशेष नियम नहीं हैं। एक व्यक्ति अपनी पसंद की किसी भी भाषा का उपयोग कर सकता है।
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Professional Emails लिखते समय किन-किन बातों का ध्यान रखे ।
Email सब्जेक्ट लाइन स्पष्ट होनी चाहिए:- ई-मेल को लिखते समय उसकी सब्जेक्ट लाइन को स्पष्ट रखा जाना चाहिए क्योंकि जिस कार्य के लिए आप ईमेल लिख रहे हैं यह जो मेल में लिखा हुआ है उसके बारे में हेडिंग में ही पता लग जाए ईमेल किस बारे में है आपकी ईमेल की सब्जेक्ट लाइन आकर्षित होगी तो मेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति को आपके काम की गंभीरता के बारे में पता चलेगा
प्रोफेशनल ईमेल एड्रेस लिखें:– आप किसी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं तो उस कंपनी के ईमेल एड्रेस का प्रयोग करें . किसी भी कंपनी के लिए या कोई भी प्रोफेशनल कार्य के लिए प्रोफेशनल ईमेल का ही प्रयोग करें व इस बात का ध्यान अवश्य रखें की मेल करते समय आप अपने या कंपनी के नाम का कन्वे करें जिससे मेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति को समझ में आ सके कि मेल किसके द्वारा भेजा गया है
Short Form लिखने से बचें:- जब भी आप कोई प्रोफेशनल ईमेल लिख रहे हैं तो शॉर्ट फॉर्म लिखने से बचना चाहिए क्योंकि शॉर्ट फॉर्म ईमेल पढ़ने वाले पर आपका गलत इंप्रेशन डाल सकता है शॉर्ट फॉर्म यूज करने से ईमेल पढ़ने वाले को लग सकता है कि आप कार्य को लेकर ज्यादा सीरियस नहीं है या फिर आप की शॉर्ट फॉर्म का वह गलत मतलब भी समझ सकता है
उदाहरण के लिए:- आप लिखना Please Find Attachment चाहते हैं उसे PFA मत लिखिए
अपमानजनक ना हो टिप्पणी:-ईमेल पर्सनल हो या प्रोफेशनल ध्यान रखें कि आपकी लैंग्वेज अपमानजनक नहीं होनी चाहिए और यदि आप इस तरह की ईमेल रिसीव करते हैं तो ना उस ईमेल का जवाब दें और ना ही अगले व्यक्ति को फॉरवर्ड करें क्योंकि इस तरह की ईमेल का आप के खिलाफ इस्तेमाल किया जा सकता है
मैसेज को एडिट करें:-मेल भेजते समय अपनी ईमेल को अवश्य एडिट करें इससे ई-मेल में गलती की संभावना कम हो जाती है बिजनेस मेल में इन बातों का विशेष ध्यान रखा जाता है यदि आप प्रोफेशनल ईमेल लिख रहे हैं तो ध्यान रहे कि कोई भी ग्रामेटिकल मिस्टेक ना हो
तुरंत जवाब दें :-बहुत बार ऐसा होता है की इमेल प्राप्त होने पर आप उसको देख या पढ़ लेते हैं लेकिन उसका रिप्लाई करना भूल जाते हैं रिप्लाई ना करने से मतलब रिजेक्शन ही होता है अगर मेल ऐसी है जिसका आप टाइम ना होने के कारण या अन्य कारणों से तुरंत रिप्लाई नहीं कर पाए तो उस ईमेल का जर्नल मैसेज डाल दीजिए EX:- हमें आपकी मेल प्राप्त हो गई है हम जल्द ही इसका रिप्लाई देंगे धन्यवाद। इसके बाद भी अगर आप ईमेल का रिप्लाई करना भूल गए तो सामने वाला आपको रिमाइंडर भेज देता है