Productivity का उपयोग हर जगह पर किसी कार्य को बढ़ाने के लिए किया जाता है | चाहे आप कोई नौकरी कर रहे है, या फिर किसी वास्तु का सर्विस का उत्पादन कर रहे है | सभी में आपको बेहतर Productivity की जरूरत होती है | उसी तरह Email Productivity भी कार्य करती है, Email के माध्यम से आज मार्केटिंग और सभी व्यवसायिक कार्य सम्पन होते है जिसके लिए हमे बेहतर Email Productivity की आवश्यकता होती है | आज की इस पोस्ट में हम आपको Email Productivity के बारे में सभी जानकारी प्रदान करेंगे इसके साथ ही आपको बतायेगे की आप किस तरह से अपने लिए बेहतर ईमेल उत्पादकता कर सकते है |
Table of Contents
Email Productivity and Email Management
ईमेल उत्पादकता में आपको प्रत्येक दिन भेजे गए और प्राप्त ईमेल की की सही तरह से देखरेख और उसे कम समय में बेहतर तरिके से समायोजन शामिल होता है | ईमेल उत्पादकता का मुख्य कार्य आपकी दक्षता को अधिकतम करने और कम समय में अपने इनबॉक्स में अधिक कार्य करने के तरिके से संबंधित होता है | इसके लिए आप कई तरह के उपाय कर सकते है, जिससे आप अपने लिए बेहतर ईमेल उत्पादकता की क्षमता को बढ़ा सकते है |
यदि आप पेशेवर कार्य करते है, और आपको अपने ईमेल की जांच में ज्यादा समय देना होता है और दिन में अधिक से अधिक मेल करने होते है, तो आपको ईमेल उत्पादकता बढ़ाने की जरूरत होती है | आज हम ईमेल की बात करे तो सामान्य कामकाजी पेशेवर को प्रति दिन 100 से 150 व्यवसाय ईमेल भेजता है और प्राप्त करता है। जिन्हे आपको चेक करना होता है | इसके साथ ही आपको कुछ ऐसे मेल मिलते है, जो हमारे लिए आवश्यक नहीं होते है, उनकी जाँच करने के बाद उनको भी डिलीट करना होता है |
डेटा विश्लेषण के माध्यम से, आपको उत्पादकता तकनीकों और युक्तियों को बताएंगे जिसके द्वारा आप मेल और आउटलुक दोनों के लिए सही तरह से ईमेल प्रबंधन कर सकते है |
ईमेल प्रोडक्टिविटी फीचर्स (Mail Productivity Features)
ईमेल प्रोडक्टिविटी बढ़ाने के लिए निचे बताई गयी टिप्स का उपयोग कर सकते है |
हमेशा फिल्टर का उपयोग करें –
यदि आपके मेल बॉक्स में ज्यादा मेल आते है, तो आप अपने लिए यूजर फ़िल्टर का उपयोग कर सकते है | इनबॉक्स फ़िल्टर आपके लिए गेम-चेंजर का कार्य करता है | आपके पास आने वाले ईमेल की लिस्ट में कुछ काम के होते है, और कुछ अनजान लोगो द्वारा भेजे गए होते है | इसके लिए आप अपने मेल बॉक्स में फ़िल्टर का उपयोग करे | इससे आप इनबॉक्स में प्राप्त मेल को पुनर्निर्देशित करने और ईमेल को फ़ोल्डर में सॉर्ट करने में मदद मिलती है और आपका समय बचता है |
ईमेल चेक करने के लिए समय निर्धारित करे –
आप अपने मेल को चेक करने के लिए समय का निर्धारण करे | यह समय आप अपने कार्य के अनुरूप कर सकते है, जो 3, 4 या 5 बार दिन का हो सकता है | और उस समय के बीच अपना ईमेल न खोलें। यदि कोई जरूरी मेल आये तो आप उसे खोल सकते है | इससे आप समय पर मेल चेक कर सकते है और आपका ध्यान आपके काम पर केंद्रित होता है |
मेल के लिए ऑटोमेशन मोड का उपयोग
आपके पास कुछ ऐसे मेल रोजाना आते है, जिनका आपको जवाब देना होता है, ऐसे रोजाना के टास्क को पूरा करने के लिए आप ऑटोमेशन मोड का उपयोग करे | इसमें अपनी फाइल का बैकअप लेने और सोशल मीडिया साईट पर अपडेट करने के साथ साथ ई-मेल भेजना आदि शामिल होता हैं| इससे आप समय पर अपने काम को पूरा सकते सकते है और अपने समय को बचा सकते है | ऑटोमेटिक प्रोग्राम का उपयोग करने के लिए आप IFTTT या Robotask जैसी सेवा का प्रयोग कर सकते हैं |
आने वाले मेल में लेबल का प्रयोग करें –
जब आपके पास अधिक मात्रा में ईमेल आते है, तो आप अपने मुख्य ईमेल के लिए लेबल का उपयोग कर सकते है | यह आपके मेल को वर्गीकृत करने में आपकी सहायता करता है | इससे आप तुरंत जान सकते है, कि इनबॉक्स में कोनसे मेल हमारे लिए उपयोगी होते है | लेबल किये हुए मेल इनबॉक्स और लेबल टैब दोनों में ही दिखाई देते हैं। इसमें आप नाम और रंग-समन्वय भी कर सकते हैं।
Email Reminders का उपयोग –
Email Reminders का उपयोग आप मेल की सेटिंग में जाकर कर सकते है | इसका उपयोग करने से उपयोगी ईमेल इनबॉक्स में शीर्ष पर बने रहने में मदद करते हैं | अपने इनबॉक्स में डेटाबेस को देखते समय, आप इन्हे सबसे पहले देख पाते है | ईमेल रिमाइंडर का उपयोग करने से उपयोगकर्ता साप्ताहिक रूप से अधिक ईमेल को भेज सकते है | यह ईमेल उत्पादकता को बढ़ाने में आपकी मदद करता है |
ये भी पढ़े :-Email Writing Skills कौन सी होती है ?
Article Writing format
Outlook email productivity tips
अधिकांश लोग माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करते है, जिससे ईमेल उत्पादकता को बढ़ाया जा सकता है | आज के समय में दुनिया भर में करोड़ों यूजर्स आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं इसके यूजर की बात करे तो 1.1 बिलियन से अधिक यूजर माइक्रोसॉफ्ट Outlook का उपयोग करते है | यह आपके कार्य को और बेहतर बनाने में आपकी मदद करेगा | इसमें आपको हमारे द्वारा बताई गयी कुछ टिप्स का उपयोग कर सकते है | जैसे –
- आउटलुक में उपलब्ध आसान ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करें |
- अपनी फाइल या महत्वपूर्ण ईमेईमेल उत्पादकताल, कैलेंडर ईवेंट और नोट्स को डेस्कटॉप पर फ़ाइलों के रूप में save कर सकते है |
- इसके माध्यम से ईमेल की डिलीवरी शेड्यूल करें, जिससे आप निश्चित समय पर मेल कर सकते है |
- बातचीत के रूप में ईमेल प्रदर्शित करें।
- कैलेंडर ईवेंट बनाने के लिए इसमें मौजूद प्राकृतिक वाक्यांशों का उपयोग करे |
- अनावश्यक प्राप्त मेल को ब्लॉक करें।
- ऐसे ईमेल को आप सीधे प्राप्त करे, जो आपके इनबॉक्स से नहीं भेजे जाते हैं।
- मीटिंग के समय मेल ब्लॉक कर सकते है |
- आउटलुक में पोस्ट इट नोट्स का उपयोग करें|
Email Productivity Tools
ईमेल उत्पादकता Tools का उपयोग करने से आप अपने ईमेल उत्पादकता को आसानी से बढ़ा सकते है | इसके लिए आपको मार्किट में कई तरह के टूल्स मिलते है | हम आपको इनमे से कुछ विशेष टूल्स की लिस्ट प्रदान कर रहे है, जिनका उपयोग आप अपने लिए कर सकते है | यह सभी टूल्स बेहतर कार्य करने में सक्षम है |
- Yesware.
- Gmelius.
- Streak
- Send from Gmail.
- Clearbit Connect.
- Mailtrack.
- HelloSign.
- Digify.
- Linkedin Sales Navigator.
- Checker Plus.
- Discover.ly.
- Detective by Charlie.
- Calendar.
- Clean Email.
- Mailstrom.
- Sortd.
- SaneBox.
- InMoat.Find Big Mail.
- Hiver.
- Tasks.
- Keep.
- Drive.
- Canned responses.
इन सभी ईमेल उत्पादकता App का उपयोग आप अपने ईमेल उत्पादकता को बढ़ाने के लिए कर सकते है |
अंतिम शब्द –
दोस्तों हमने आपको ईमेल उत्पादकता के बारे में सभी जानकारी प्रदान कि है, हमारे द्वारा दिए गए निर्देशों से आप अपनी Email Productivity को बढ़ा सकते है | यहां पर आपको ईमेल उत्पादकता बढ़ने के लिए कुछ टूल्स भी बताये है जिनका उपयोग आप अपने लिए जरूर करे | ईमेल उत्पादकता से संबंधित आपका कोई सवाल या सुझाव हो तो हमे जरूर कमेंट करे |
-धन्यवाद